Diseño e implementación de indicadores clave de desempeño (KPI) para el Benemérito Cuerpo de Bomberos Voluntarios de Palmira
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Date
2025
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Pontificia Universidad Javeriana Cali
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Abstract
El Benemérito Cuerpo de Bomberos Voluntarios de Palmira presenta limitaciones en la gestión debido a la ausencia de indicadores clave de desempeño (KPI) que permitan monitorear, evaluar y mejorar continuamente en la operación. La consultoría tiene como objetivo diseñar e implementar un sistema de KPI atemporales para Bomberos Palmira con el objetivo de mejorar la eficiencia operativa, fortalecer la rendición de cuentas y optimizar el uso de los recursos. La consultoría desarrolló dos metodologías complementarias: la primera consiste en estructurar fuentes de información necesarios para construir KPI’s mediante consultas en SQL que integren los datos relevantes en SAPBO. Estas consultas generan sabanas de datos consolidadas, sobre las cuales se aplican fórmulas y cálculos adicionales para obtener el KPI y hacer su respectiva medición. La segunda metodología guía en la formulación de KPI’s a través de un proceso estructurado que inicia con la identificación de objetivos, factores críticos de éxito, seguidamente se formulan los KPI’s aplicando los criterios SMART, se establecen las líneas base y metas, se asignan los responsables y fuentes de información y finalmente se implementa un sistema de monitoreo a través de Excel Power Pivot que permite el seguimiento al cumplimiento de los KPI’s y facilita la toma de decisiones. Entre los resultados más importantes son los tres KPI’s atemporales de ingresos, gastos e inversión por centro de operación que permiten evaluar de forma dinámica su desempeño financiero desde el año 2019 hasta la actualidad. También se diseñaron indicadores de capacitación de personal operativo, con una implementación pendiente por falta de registros históricos. Sin embargo, quedó estructurada la base de datos para futura implementación de KPI’s. En conclusión, la consultoría provee una herramienta práctica y replicable para entidades con o sin ánimo de lucro que buscan integrar KPI’s, planeación estratégica, tecnología financiera y gestión basada en resultados a partir del SAP BO, siendo aplicada al contexto de Bomberos Palmira para fortalecer su sostenibilidad, eficiencia y capacidad institucional de respuesta.
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The Benemérito Cuerpo de Bomberos Voluntarios de Palmira faces management limitations due to the absence of Key Performance Indicators (KPIs) that allow for continuous monitoring, evaluation, and improvement of its operations. This consultancy aims to design and implement a system of atemporal KPIs to improve operational efficiency, strengthen accountability, and optimize resource utilization. The consultancy developed two complementary methodologies. The first involved structuring information sources needed to build KPIs through SQL queries that integrate relevant data from SAP BO. These queries generate consolidated data sheets, which are further processed with formulas and calculations to obtain and measure each KPI. The second methodology provides a structured process for formulating KPIs, starting with the identification of objectives and critical success factors. KPIs are then defined using SMART criteria, with baseline values and targets established, responsibilities assigned, and information sources identified. A monitoring system is subsequently implemented using Excel with Power Pivot, enabling real-time tracking of KPI performance and supporting informed decision-making. Key results include the creation of three atemporal KPIs—revenues, expenses, and investments by operational unit—allowing dynamic evaluation of financial performance from 2019 to the present. Indicators for operational staff training were also designed, though their implementation remains pending due to a lack of historical records. Nevertheless, the data structure for future implementation is in place. In conclusion, the consultancy provides a practical and replicable tool for both nonprofit and for profit organizations seeking to integrate KPIs, strategic planning, financial technology, and results-based management using SAP BO, as applied to the context of Bomberos Palmira to enhance sustainability, efficiency, and institutional responsiveness.
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Keywords
Indicadores clave de desempeño (KPI) , Planeación estratégica , Factores críticos de éxito , Modelos de negocio , Organizaciones sin ánimo de lucro , Gestión pública , Key performance indicators (KPI) , Strategic planning , Critical success factors , Business model , Non-profit organizations , Public management